Intranet einführen leicht gemacht: In 7 Schritten zum erfolgreichen Projektverlauf (kostenloses Whitepaper)

Wir leben in einer schnellen, dynamischen Welt, in der disruptive Veränderungen an der Tagesordnung zu stehen scheinen. Erst hat Corona unser Leben und nebenbei auch die Arbeitswelt komplett auf den Kopf gestellt, nun hält mit ChatGPT Künstliche Intelligenz endgültig Einzug ins Wohnzimmer der Menschen (und sorgt für Schweißausbrüche bei Lehrkräften).

Doch es gibt Dinge, die konstant bleiben: Dazu gehört, dass Menschen ein Bedürfnis nach Zusammengehörigkeit haben – nicht nur, aber auch in ihrem beruflichen Umfeld. Doch in Zeiten, in denen Hybrid-Modelle weit verbreitet sind, scheint das für viele Unternehmen nur schwer umsetzbar zu sein. Und genau hier kommen (Social) Intranets ins Spiel!

Gibt es in Deinem Unternehmen schon ein Intranet? Häufig herrscht Unsicherheit, wie man ein Intranet schnell und reibungsarm einführen kann. Eines ist allerdings klar: Je besser Mitarbeiter*innen bereits im Vorfeld eingebunden werden, umso höher ist die Akzeptanz und umso schneller entfaltet das Intranet seine positiven Auswirkungen. Wir zeigen Dir, worauf es bei der Implementierung eines Intranets ankommt.

Kurz und knapp: Was macht ein Intranet eigentlich aus?

Bevor wir uns den Ablauf einer typischen Intranet-Einführung näher anschauen, sollten wir zuerst klären, was ein Intranet überhaupt ist und welche Eigenschaften es ausmachen. Ein Intranet ist ein organisations- bzw. unternehmensinternes Netzwerk. Der Zugriff ist also auf die Mitglieder einer Organisation bzw. die Mitarbeiter*innen einer Firma eingeschränkt. Dabei stellt das Intranet einen Ort dar, an dem wichtige Informationen – klassischerweise in Form von Top-Down-Kommunikation – mit allen Mitarbeiter*innen geteilt werden können.

Social Intranets legen – wie der Name schon verrät – ihren Fokus auf das Miteinander und verfügen daher über zusätzliche Funktionen, durch die Mitarbeitende sich aktiv einbringen und ihr Nutzungserlebnis personalisieren können: So bietet ein Social Intranet eine Plattform, über die sich Personen austauschen, interagieren und zusammenarbeiten können. Gleichzeitig kann ein Social Intranet auch als Unternehmenswiki dienen – hier wird das Wissen eines Unternehmens dokumentiert, gespeichert und für andere zugänglich gemacht. Nutzer*innen können diese Wissenssammlung problemlos bearbeiten oder erweitern.

Wenn Unternehmen ein (Social) Intranet einführen, verfolgen sie dabei mehrere Ziele: Damit wird ein zentraler Ort für die neuesten und wichtigen Informationen sowie für das Wissensmanagement Deines Unternehmens geschaffen. Gleichzeitig wird die interne Kommunikation verbessert, es gibt mehr Klarheit innerhalb der Belegschaft und Prozesse werden vereinfacht. Außerdem stärkst Du das Wir-Gefühl unter den Mitarbeitenden und ermöglichst ihnen, relevante Informationen zu streuen, an Diskussionen teilzunehmen oder ihr Wissen zu teilen.

Wie läuft eine erfolgreiche Intranet-Einführung ab?

Da jedes Unternehmen anders ist und daher auch individuelle Anforderungen an ein Intranet hat, gibt es keine “One-size-fits-all”-Anleitung, um ein Intranet in Deiner Firma auszurollen. Nichtsdestotrotz haben sich gewisse Best Practices herauskristallisiert, die Du befolgen solltest – damit wird eine erfolgreiche Intranet-Einführung nämlich sehr wahrscheinlich! Klassischerweise umfasst der Ablauf folgende Schritte:

Schauen wir uns an, was die einzelnen Schritte beinhalten:

Ziele und Anforderungen

Zu Beginn eines jeden Intranet-Projekts steht immer die Frage, welche Zwecke Dein neues Intranet erfüllen soll und mit welchen Funktionen es dafür ausgestattet sein muss. Definiere also die zielgruppenspezifischen Anforderungen an das Intranet sowie die Ziele, die Dein Unternehmen durch die Einführung erreichen will.

Rahmenbedingungen

Lege die Rahmenbedingungen für Dein Intranet-Projekt fest: Welche internen und externen Ressourcen benötigt Dein Unternehmen für dieses Projekt? Wie ist eure aktuelle IT-Infrastruktur aufgebaut? Welches Budget steht zur Verfügung?

Nachdem Du Dich für ein Intranet-Produkt bzw. einen Anbieter entschieden hast, solltest Du Dir schon einmal eine Kommunikationsstrategie überlegen, wie Du Deine Mitarbeiter*innen frühzeitig und begleitend zum Projekt über die geplante Intranet-Einführung informieren willst.

Struktur und Konzeption

Als Nächstes solltest Du die Struktur und Konzeption Deines Intranets in den Fokus nehmen. Zur Struktur gehört z. B. Deine Informationsarchitektur sowie Nutzungsbeschränkungen – welche Personen also berechtigt sind, welche Inhalte zu sehen (oder eben nicht). Bestimme zudem, wie Dein zukünftiges Intranet aussehen und wie es sich handhaben lassen soll. Bei der Konzeption geht es darum, die Intranet-Software und die Einsatzfälle in Deinem Unternehmen aufeinander abzustimmen.

Umsetzung

Nun geht es ans Eingemachte: In diesem Schritt konfigurierst Du das Intranet auf einem Testsystem, durchläufst eine oder mehrere Feedbackschleifen und schaust, welche Inhalte Du aus Deinen alten Systemen mitnehmen möchtest.

Inhalte

Dein Intranet will gefüllt werden! Migriere daher bestehende Inhalte aus bereits vorhandenen Systemen und erstelle zusätzlich ersten neuen Content. Nun ist auch ein guter Zeitpunkt, um Power-User und Dein Projektteam im Umgang mit dem Intranet zu schulen. Außerdem solltest Du Deine Intranet-Konfiguration final anpassen.

Go-live und Schulungen

Es wird ernst: Lege fest, an welchem Tag der Go-live Deines Intranets stattfinden soll, und definiere, was Du vor diesem Datum noch erledigen musst. Darüber hinaus musst Du die Schulungskonzepte für die Nutzer*innen planen, damit sie lernen, wie sie mit dem neuen Intranet umgehen können und welche (neuen) Features es ihnen bietet. Und schon bist Du bereit, den Startschuss zu geben!

Kontinuierliche Betreuung und Verbesserung

Doch mit dem bloßen Go-live ist es natürlich noch längst nicht getan. Damit Deine Intranet-Einführung tatsächlich ein Erfolg wird, solltest Du Deine Mitarbeiter*innen in den ersten Wochen und Monaten eng betreuen und ihnen bei Fragen zur Verfügung stehen – schließlich bringt Dir das ausgeklügelste Intranet nichts, wenn es niemand nutzt. Sammle daher auch Feedback, um Dein Intranet kontinuierlich zu verbessern. Außerdem gibt es verschiedene Methoden, mit denen Du messen kannst, wie viel Anklang das Intranet innerhalb Deines Unternehmens findet.

Erfolgsgarant in Sachen Intranet: Mach es mit Linchpin!

Wie Du siehst, gibt es wirklich einiges zu tun und zu beachten, wenn Deine Intranet-Einführung gelingen soll. Die Wahl einer geeigneten und leistungsstarken Software ist dabei (leider) nur eine von vielen Aufgaben. Daher ist es unerlässlich, einen erfahrenen und engagierten Intranet-Anbieter an Deiner Seite zu haben, der Dich während Deines Projekts engmaschig begleitet und Dir viele der oben aufgeführten Aufgaben abnimmt.

Genau dieses 2-in-1-Paket bietet Dir die Linchpin Intranet Suite: Das Social Intranet überzeugt nicht nur mit zahlreichen nützlichen Features und Möglichkeiten zur Personalisierung, sondern auch mit einem tatkräftigen Team dahinter, das weiß, worauf es ankommt. So sieht der typische Projektverlauf aus, wenn du Linchpin in Deinem Unternehmen einführst:

Wie Du bestimmt bemerkt hast, unterscheiden sich die hier genannten Phasen etwas von dem klassischen Intranet-Projektverlauf, den wir Dir weiter oben im Artikel vorgestellt haben. Das hat mehrere Gründe: Beispielsweise hast Du zum Zeitpunkt, an dem die Zusammenarbeit mit unserem Linchpin-Team startet, ja bereits gewisse Rahmenbedingungen für das Projekt festgesteckt und Dich für einen bestimmten Intranet-Anbieter entschieden.

Sämtliche Ziele und Anforderungen an das Intranet erkunden wir gemeinsam mit Dir und Deinem Projektteam in zwei Etappen – zunächst grob beim Kickoff und in den späteren Workshops dann noch einmal intensiver. In der Workshop-Phase findet auch ein Konzeptions-Workshop statt, wodurch keine zusätzliche klassische Struktur- und Konzeptionsphase benötigt wird.

Außerdem nicht zu vergessen: Unsere Linchpin-Expert*innen unterstützen und beraten Dich während des gesamten Projekts, vor allem in den ersten Wochen nach dem Go-live – diese Phase bezeichnen wir z. B. als “Hypercare-Phase”. In diesen 4-6 Wochen nach der Einführung stehen wir Dir für Fragen oder technische Unterstützung zur Verfügung, sofern Probleme auftreten sollten.

Bist Du nun neugierig, was sich hinter den einzelnen Phasen der Linchpin-Einführung verbirgt und wie genau Dich das Linchpin-Team von der Planung bis zum Go-live Deines Intranets (und darüber hinaus) unterstützen kann? Dann lade Dir hier unser neues Whitepaper herunter und finde heraus, wie wir die Linchpin Intranet Suite gemeinsam zur Erfolgsgeschichte in Deinem Unternehmen machen!

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Teste Linchpin einfach selbst – kostenlos!

Die Linchpin Intranet Suite ist die “Single Source of Truth” in Deinem Unternehmen und rückt Deine Mitarbeitenden in den Mittelpunkt des Geschehens. Das Intranet basiert auf der Wissensmanagement-Software Atlassian Confluence und ermöglicht allen Nutzer*innen einen personalisierten Zugang zu allen wichtigen Unternehmensinformationen und Tools. Features wie individuelle Profilfelder, ein detailliertes Personenverzeichnis, News-Artikel, der Microblog oder Events machen Linchpin zu einem modernen Social Intranet, das Menschen, Teams und Standorte miteinander verbindet. Das Ganze gibt es natürlich auch für unterwegs – als intuitive Mobile-App!

Du glaubst, Linchpin ist genau das Richtige für Dein Unternehmen? Oder hast Du Fragen zur Einführung? Dann lass uns doch einfach mal quatschen! Suche Dir hier einen passenden Beratungstermin aus und lass Dir von unseren Expert*innen Martin und Christina die Vorteile effektiver interner Kommunikation im Intranet zeigen.

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