Inventur 24/7: Was ist eigentlich IT-Asset-Management?

Je größer ein Unternehmen wird, desto schwieriger gestaltet es sich, den Überblick über das materielle und immaterielle Inventar zu behalten: Wie viele Laptops haben wir noch zur Verfügung, um unsere Angestellten auszustatten? Besitzen wir für diese Software nicht eigentlich schon eine Lizenz? Und wann stehen die nächsten Renewals an?

Wenn solche Informationen nicht sorgfältig dokumentiert, aktualisiert und geprüft werden, kann es schnell passieren, dass unnötige Käufe getätigt werden, es an Hardware-Ausstattung fehlt oder hohe Lizenzgebühren gezahlt werden. Um solche Szenarien zu vermeiden, ist es enorm wichtig, alle Unternehmens-IT-Assets zu überblicken.

Was sind IT-Assets?

Doch was genau versteht man eigentlich unter IT-Assets? Atlassian definiert sie wie folgt: “IT-Assets umfassen Hardware, Softwaresysteme oder Informationen, die für ein Unternehmen wertvoll sind.” Dabei haben IT-Assets jedoch nur eine begrenzte Nutzungsdauer. Unternehmen verwalten sie daher proaktiv, um den maximalen Nutzen aus ihnen herausziehen zu können. Zwar legen Firmen die Phasen dieses Lebenszyklus individuell fest, aber sie umfassen in der Regel die Planung, die Beschaffung, die Bereitstellung, die Wartung und die Stilllegung eines IT-Assets.

Damit Unternehmen ihr Inventar an IT-Assets sowie deren Lebenszyklen strategisch verwalten und bestmöglich nutzen können, bedarf es klar definierter Geschäftsprozesse. Und genau damit beschäftigt sich das IT-Asset-Management als Teil des IT-Service-Managements.

Und was ist nun IT-Asset-Management?

Mithilfe des IT-Asset-Managements (ITAM) wird Atlassian zufolge “sichergestellt, dass die Assets einer Organisation dokumentiert, bereitgestellt, gewartet, aktualisiert und schließlich stillgelegt werden. Kurz gesagt: Es wird dafür gesorgt, dass materielle und immaterielle Wertgegenstände in deinem Unternehmen erfasst und genutzt werden.” Das IT-Asset-Management schafft einen Single Point of Truth – also eine zentrale Informationsquelle, auf deren Basis du Budgets optimieren, das Lebenszyklusmanagement unterstützen und Entscheidungen treffen kannst.

Dabei müssen sich ITSM-Teams flexibel aufstellen und ihren ITAM-Prozess immer wieder anpassen, um anderen Teams die Möglichkeit zu bieten, mit den Tools arbeiten zu können, die ihren Anforderungen am besten entsprechen.

Vier gute Gründe, warum IT-Asset-Management so wichtig ist

Wir sind bereits darauf eingegangen, welche Gefahren lauern, wenn Unternehmen ihre Assets nicht professionell und systematisch organisieren. Doch was sind die konkreten Vorteile, wenn sich ITSM-Teams mit diesem Thema befassen? Hier sind vier gute Gründe für ein durchdachtes IT-Asset-Management:

IT-Asset-Management schafft eine zentrale Informationsquelle

Vielleicht kennst du das Problem: Oftmals werden Assets an vielen verschiedenen Orten und von unterschiedlichen Personen nachverfolgt. Manchmal gibt es sogar überhaupt niemanden, der oder die sich wirklich dafür verantwortlich fühlt. Informationen über bestimmte Hardware- und Software-Bestände musst du dir mühsam zusammensuchen, weil es kein einheitliches Tool gibt, das solche Informationen erfasst und zentralisiert. Und du kannst dir nie wirklich sicher sein, ob die Daten über deine Assets noch aktuell sind und ob du welche im Chaos übersehen hast.

Genau hier greift das IT-Asset-Management ein und schafft Ordnung, indem es eine zentrale Informationsquelle für IT-Teams, das Management und letztendlich das gesamte Unternehmen bietet. Und das Beste: Dadurch, dass hier Systeme automatisiert damit beauftragt werden, IT-Assets nachzuverfolgen, die Nutzung zu überwachen und Abhängigkeiten nachzuvollziehen, werden deine ITSM-Teams entlastet.

IT-Asset-Management verbessert die Auslastung und sorgt für Kosteneffizienz

Ein systematisches ITAM hilft, den Überblick über alle IT-Assets deines Unternehmens zu wahren und die Informationen auf dem neuesten Stand zu halten. Dadurch kannst du richtig viel Geld sparen, denn: Deine Teams können überflüssige IT-Assets eliminieren und dadurch die Auslastung verbessern. Gleichzeitig lassen sich unnötige Käufe vermeiden sowie Lizenz- und Supportkosten senken. Außerdem kannst du Risiken reduzieren, indem durch eine verstärkte Kontrolle die Einhaltung von Sicherheits- und Compliance-Richtlinien durchgesetzt werden.

IT-Asset-Management ermöglicht eine höhere Produktivität ohne Abstriche bei der Zuverlässigkeit

Aufgrund der digitalen Transformation und der modernen Arbeitsweise von Unternehmen umfasst das IT-Asset-Management inzwischen weit mehr als nur die Nachverfolgung von Laptops und Computermäusen. ITSM-Teams benötigen daher geeignete ITAM-Prozesse und -Tools, um neue Funktionen und Services schnell und effizient bereitstellen zu können, ohne die Zuverlässigkeit zu gefährden. Dadurch gewinnen sie an Kontrolle, erhöhen ihre Sichtbarkeit und können Zuständigkeiten besser zuweisen.

IT-Asset-Management unterstützt ITSM-Praktiken und Teams im gesamten Unternehmen

Dieser Grund ist eigentlich ganz logisch, oder? Wenn alle Mitarbeiter*innen wissen, über welche IT-Assets dein Unternehmen verfügt (oder nicht verfügt) und sich auf diese Informationen verlassen können, dann kurbelt das die Wertschöpfung an. Schließlich können deine Teams mit den richtigen Daten schneller agieren und die Auswirkungen von Änderungen prognostizieren, bevor sie eintreten. Somit spielt das ITAM auch für Prozesse wie das Incident Management, das Problemmanagement oder das Change Management eine wichtige Rolle.

ITAM-Tools: Welches ist das richtige Tool für dich?

Auf diese Frage gibt es leider keine pauschale Antwort. Je nachdem, welche Bedürfnisse dein Unternehmen hat und welche ITAM-Prozesse du verbessern möchtest, bietet sich unterschiedliche ITAM-Software an. Mögliche Fragen, die du dir vor der Entscheidung für ein bestimmtes Tool stellen könntest, sind:

Geht es dir vor allem darum, Geld zu sparen, indem du deine Software-Lizenzen optimierst?

Nutzt du noch Tabellenkalkulationen und hast Sorge vor sogenannten “Ghost Assets”, also Vermögensgegenständen, die noch bezahlt werden, obwohl sie physisch gar nicht (mehr) vorhanden sind?

Fällt es dir schwer, mit den Veränderungen der IT-Assets in deinem Unternehmen Schritt zu halten?

Oder ist das Thema Schatten-IT ein zunehmendes Problem?

Jede Organisation ist anders. Während die eine unternehmensweit komplexe Abhängigkeiten zuordnen muss, möchte die andere immaterielle Assets wie Lizenzen und Compliance-Dokumente dokumentieren, um Risiken zu reduzieren. Vielleicht sind deine Ansprüche aber auch gar nicht so hoch und du suchst nach einer einfachen (und günstigen) Tracking-Lösung – statt nach einer Software der Enterprise-Klasse.

Grundsätzlich gilt: Damit sich dein IT-Asset-Management an andere Unternehmensprozesse und -entwicklungen anpassen kann, solltest du Tools auswählen, die eine optimale Zusammenarbeit ermöglichen und dein IT-Service-Management sinnvoll unterstützen können.

Atlassians ITAM-Lösung: Assets für Jira Service Management

Wenn es dir zum Beispiel darum geht, einen Einblick in kritische Beziehungen zwischen Anwendungen, Services, der zugrunde liegenden Infrastruktur und anderen wichtigen Assets zu erhalten, dann empfehlen wir dir die ITAM-Lösung von Atlassian: Assets (ehemals: Insight) für Jira Service Management.

Das native Asset- und Konfigurations-Management-Tool ermöglicht es deinen Teams, flexibel und dynamisch alle Arten von Assets und Konfigurationselementen zu verfolgen. Diese können dort ganz einfach mit Serviceanfragen, Vorfällen, Problemen, Änderungen und Workloads verknüpft werden. Dadurch erhältst du einen vollständigen und transparenten Überblick über deine Infrastruktur.

Dieses Video bietet dir noch mehr Informationen darüber, wie dich Assets für Jira Service Management in deinen IT-Asset-Management-Prozessen unterstützt:

Nutzt du in deinem Unternehmen bereits Atlassian Jira oder Jira Service Management und würdest gerne mehr über die ITAM-Lösung Assets erfahren? Dann ist vielleicht unsere Schulung zu Assets und Jira etwas für dich! Bei Fragen melde dich gerne bei uns.

Quellen - Atlassian:
https://www.atlassian.com/de/itsm/it-asset-management
https://www.atlassian.com/de/itsm/it-asset-management#before-the-incident
​​https://www.atlassian.com/de/software/jira/service-management/product-guide/getting-started/asset-and-configuration-management
https://www.atlassian.com/de/software/jira/service-management/features/asset-and-configuration-management

Weiterführende Infos

SOS, IT! Was ist eigentlich Incident Management? Und welche Tools können dich dabei unterstützen?
Die fünf Stadien im modernen Incident-Management-Zyklus: Vorfälle systematisch erkennen, effektiv beheben und strukturiert analysieren
Die Confluence-Integration für Jira Service Management: So bearbeiten ITSM-Teams Servicedesk-Anfragen effizient
ITSM, ITIL und DevOps: Was ist was? Fachchinesisch für IT-Newbies einfach erklärt