Bye-bye, Wartezeiten: 6 Gründe, warum du Event-Zeitslots in Linchpin nutzen solltest

Stelle dir vor, dass nach längerer Zeit endlich mal wieder der Pizzatag in deinem Unternehmen stattfindet. Das darfst du dir auf keinen Fall entgehen lassen! Pünktlich um zwölf Uhr stehst du vor dem Eingang eurer Kantine – und blickst dann enttäuscht auf eine lange Warteschlange aus Kolleg*innen, die schneller waren. Es vergeht eine halbe Stunde, bis der nächste Schub an Pizzen aus dem Ofen kommt. Diese Wartezeit hättest du auch noch sinnvoll an deinem Schreibtisch verbringen können…

Dasselbe kann dir leider auch dann passieren, wenn du dich endlich mal wieder fotografieren lassen möchtest, um dein Profilbild in eurer Datenbank zu aktualisieren. Wenn du Pech hast, erwischst du genau den Zeitpunkt, an dem sich plötzlich alle möglichen Kolleg*innen ablichten lassen wollen.

Bietet dein Unternehmen Grippeschutzimpfungen an? Cool! Aber wenn du trotz vorheriger Anmeldung eine ganze Weile auf deinen Pieks warten musst, überlegst du es dir möglicherweise zweimal, ob du im nächsten Jahr deine Impfung wieder im Büro auffrischen lässt (oder nicht doch lieber deinen Hausarzt aufsuchst).

Vielleicht waren aber auch die letzten Wochen auf der Arbeit ziemlich stressig. Da wäre doch ein Massagetermin, für den regelmäßig eine Physiotherapeutin in euer Unternehmen kommt, genau das Richtige. Umso ärgerlicher ist es dann, wenn du nach einer anstrengenden Besprechung vor dem Massageraum stehst und dir schnell klar wird, dass du heute keine Chance mehr auf einen freien Termin hast – Entspannung adé!

Nutzt du auch regelmäßig die Möglichkeit, dir Feedback zu deiner Arbeit einzuholen? Wenn ja, hast du vielleicht auch schon feststellen müssen, dass es an ein Wunder grenzt, einen freien Termin im Kalender deiner Managerin oder deines Managers zu finden. Schließlich sind auch deine Kolleg*innen daran interessiert, eine Rückmeldung zu ihren letzten Projekten zu bekommen.

Doch auch bei offenen Sprechstunden, die z. B. euer Organisationsentwicklungs-Team für andere Teams anbietet, musst du manchmal gutes Timing beweisen… Ansonsten kann es nämlich vorkommen, dass du dich ausgerechnet dann ins Meeting klickst, wenn auch noch fünf andere Personen kurz vor dir auf dieselbe Idee kamen. Wartest du in diesem Fall geduldig oder machst du direkt wieder die Kehrtwende?

Setze weniger auf Glück, sondern mehr auf Struktur – die Event-Zeitslots in Linchpin

Das waren nur sechs Beispiele dafür, wie dich coole, aber unstrukturierte Firmenevents richtig Zeit und Nerven kosten können. Doch es gibt einen Weg, knurrende Mägen, einen verspannten Rücken und lästige Wartezeiten zu vermeiden: Indem du Events in mehrere Zeitslots unterteilst! Dann bekommt jede Person eine heiße Pizza, ein Foto, eine entspannende Massage, eine Impfung, wichtiges Feedback oder auch einen Sprechstundentermin zu genau der Zeit, zu der es ihr passt. Und das Beste: Wenn du Linchpin verwendest, kannst du das Ganze einfach in deinem Social Intranet organisieren – mit dem neuen Feature Zeitslots für Events!

Manage deine Unternehmensevents jetzt noch leichter: Entscheide selbst, in wie viele Zeitslots du deine Veranstaltung untergliedern willst, wie viele Minuten ein Zeitslot umfasst und wie viele deiner Kolleg*innen sich pro Slot anmelden dürfen.

Schritt für Schritt: So erstellst du Zeitslots für dein Linchpin-Event

Wie genau das funktioniert, zeigen wir dir anhand des Pizzatag-Beispiels! Denn auch im “Seabird” – dem Restaurant für die Mitarbeiter*innen bei Seibert Media – backen unsere beiden Köche Thorsten und Dennis regelmäßig super leckere Pizzen. Um lange Wartezeiten zu vermeiden, haben wir unseren Pizzatag in mehrere Zeitslots aufgeteilt, zu denen eine bestimmte Anzahl an Kolleg*innen im Seabird vorbeikommen und sich ihre Pizza abholen kann.

Zunächst definierst du, wie gewohnt, die Details für dein Linchpin-Event – trage also Eventname, Tag und Uhrzeit etc. ein. Wir veranstalten unseren Pizzatag im Seabird am 14. April zur Mittagessenszeit von 12:00-14.00 Uhr.

Danach wechselst du in den Tab “Zeitslots” und aktivierst das Häkchen. Gib an, wie viele Minuten du pro Zeitslot einplanen möchtest – wir haben uns in unserem Beispiel für 15 Minuten pro Slot entschieden. Sofort erscheint auf der rechten Seite eine automatische Übersicht deiner Zeitslots. Falls du eine Zeitslot-Dauer wählst, die sich nicht perfekt auf die Gesamtdauer deines Events aufteilen lässt, wirst du darauf hingewiesen.

Wenn du dich nun in den Optionen-Tab klickst, kannst du festlegen, wie viele Teilnehmer*innen sich für einen einzelnen Zeitslot anmelden dürfen. Du findest diese Einstellung an derselben Stelle, an der du sonst die maximale Gesamtanzahl an Anmeldungen für ein Event ohne Zeitslots begrenzen kannst.

Darüber hinaus kannst du angeben, ob Personen nur sich selbst oder auch andere Kolleg*innen für den Pizzatag anmelden dürfen. Nachdem du alle weiteren Einstellungen getroffen hast, kannst du dein Event speichern und veröffentlichen.

Vergiss nicht, dir selbst einen passenden Zeitslot zu sichern, bevor alle verfügbaren Pizzen von anderen weggeschnappt wurden! Nach der Anmeldung bekommst du auf der Event-Kachel direkt deinen persönlichen Zeitslot angezeigt; du findest ihn ansonsten auch noch einmal in deiner Bestätigungsmail.

Linchpin Update: Alle Feature-News gibt’s auch als Video

Mit den Zeitslots für Linchpin-Events sind lange Warteschlangen passé und du musst dir keine Gedanken mehr über das perfekte Timing machen. Stattdessen kannst du dir das für dich passende Zeitfenster schon im Voraus blocken – somit deinen Arbeitstag besser planen und strukturieren (und dein Nervenkostüm schonen).

In diesem Video (ab Minute 03:35) kannst du noch einmal im Detail nachverfolgen, an welchen Stellen wir in den letzten Monaten etwas an den Linchpin-Events verändert haben:

Nimm Einfluss auf die Feature-Entwicklung für Linchpin

Fun Fact nebenbei: Auf die Idee für dieses nützliche Feature sind wir tatsächlich nicht selbst gekommen, sondern ihr da draußen in der Linchpin-Community! Wir freuen uns, dass ihr die Weiterentwicklung unserer Intranet-Lösung auf diese Art und Weise aktiv mitgestaltet. Nutze deine Chance für die kommenden Releases und stimme jetzt ab, welches neue Feature deiner Meinung nach hilfreich wäre. Schaue dafür einfach auf seibert.biz/linchpincanny vorbei und lass uns deine Anregungen da!

Probiere die Linchpin Intranet Suite kostenfrei aus!

Die Linchpin Intranet Suite ist der zentrale digitale Ort in deinem Unternehmen, an dem sich Menschen zusammenfinden, gemeinsam an Projekten arbeiten oder ihr Wissen austauschen können. Linchpin basiert auf dem Wiki-Tool Confluence und verfügt über zahlreiche weitere nützliche Funktionen, die die Lösung zu einem modernen Social Intranet erweitern. Dabei bietet dir Linchpin vielfältige Möglichkeiten zur Personalisierung, sodass du dein Intranet entsprechend den individuellen Bedürfnissen deines Unternehmens und denen deiner Mitarbeiter*innen anpassen kannst.

Hast du Lust, Linchpin mal auszuprobieren? Dann ist unsere 30-tägige Testversion vielleicht etwas für dich: linchpin-intranet.de/testen.

Weiterführende Infos

Bald im Linchpin-Intranet: Zeitslots für Events
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Stets gute Nachrichten für dein Unternehmen – mit dem News-Makro der Linchpin Suite
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