Eine*r für alle, alle für bessere Zusammenarbeit: 12 Google-Workspace-Updates im Juli 2023

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Eine Verbesserung jagt die nächste: Kaum hat Google im Juni über 20 Updates für Google Workspace veröffentlicht, schon bringt das Technologieunternehmen einen Monat später die nächste Welle an nützlichen Updates heraus – von userfreundlichen Verbesserungen bis hin zu innovativen Neuerungen. Unser Kollege Nick hat alle neuen Funktionen aus dem Juli unter die Lupe genommen und in einem Video vorgestellt. In diesem Blogartikel haben wir sie schwarz auf weiß für dich zusammengefasst:

1. Verwende den Companion Mode, um einem Google-Meet-Raum beizutreten

Wenn du bisher von einem Konferenzraum aus in ein Google Meet beigetreten bist, wurdest du anhand des Namens des Konferenzraums – und nicht anhand deines Namens – identifiziert. Nun gibt es eine neue Check-in-Funktion für den Companion Mode, dank der anderen Personen im Meeting dein Name angezeigt wird. Das erleichtert die Kommunikation zwischen den einzelnen Teilnehmenden erheblich, weil jetzt klar ist, wer überhaupt anwesend ist und sich z. B. gemeldet hat.

2. Verbesserte Vorschläge für Besprechungsräume in Google Kalender

Bisher gab es zwei Arten von Raumvorschlägen, die auf den Google-Kalender-Einstellungen eines Unternehmens basierten: 1) häufig genutzte Räume und 2) Vorschläge für strukturierte Räume, die auf den selbstgewählten Arbeitsorten der Meeting-Teilnehmer*innen basieren. Google kombiniert die beiden Optionen in einer aktualisierten Einstellung für strukturierte Besprechungsräume, um eine bessere Zusammenarbeit zu ermöglichen – insbesondere in hybriden Teams.

Die Raumvorschläge basieren auf dem eingegebenen Standort des Users, und falls keine Standortdaten verfügbar sind, werden die häufig genutzten Räume vorgeschlagen.

3. Vereinbare Termine direkt in Gmail

Gmail hat eine neue Funktion bekommen, mit der du nun viel schneller geeignete Zeiten für einen Besprechungstermin mit anderen finden kannst. Das ist besonders dann hilfreich, wenn du Besprechungen mit Kunden, Partnern oder Kolleg*innen planen möchtest, deren Kalender du nicht einsehen kannst.

4. Hyperlinks zu Text in Google Chat hinzufügen

Wenn du eine Nachricht in Google Chat verfasst oder bearbeitest, kannst du jetzt Hyperlinks zu deinem Text hinzufügen. Dieses Update bietet auch die Möglichkeit, Hyperlinks aus anderen Quellen wie Gmail, Google Docs, Google Sheets und Google Slides zu kopieren.

5. Mehr Flexibilität bei der E-Mail-Erfassung in Google Forms

Wenn du ein Formular in Google Forms erstellt oder geändert hast, konntest du bisher die Option zum Erfassen von E-Mail-Adressen entweder ein- oder ausschalten. Um das Ganze flexibler zu gestalten, kannst du ab sofort zwischen den folgenden Optionen wählen:

Verifizierte E-Mail-Erfassung (ehemals: automatische E-Mail-Erfassung),

Responder-Eingabe (ehemals: manuelle E-Mail-Erfassung) oder

keine Erfassung.

Bei der verifizierten Erfassungsoption muss der User nun auf ein Kontrollkästchen klicken, um zu bestätigen, welche Mail-Adresse bei der Ermittlung erfasst wird.

6. Schneller Zugriff auf mehr Funktionen während Meetings

Google hat eine neue Schnellaktion für den Zugriff auf beliebte Funktionen in Google Meet eingeführt. Wenn du mit dem Mauszeiger über deinen Video-Feed fährst, kannst du nun direkt auf Videoeffekte zugreifen – oder die Option zum Reframing nutzen, um deine Sichtbarkeit zu verbessern.

7. Bezahlte Terminbuchung in Google Kalender

Die Möglichkeiten, um Termine über Google Kalender zu buchen, sind nun noch breiter, denn: Die Funktion, mit Hilfe der Nutzer*innen ihre Verfügbarkeiten freigeben können, integriert jetzt auch bezahlte Termine. Diese Funktion muss allerdings erst von einem oder einer Administratorin freigeschaltet werden und mit Stripe als Zahlungsdienstleister verknüpft werden.

8. Einfaches Duplizieren von Gruppen und Objekten in Google Sites

Dank des Updates kannst du jetzt Bilder, Textfelder, Buttons und Gruppen in Google Sites duplizieren! So kannst du noch schneller Infoseiten erstellen.

9. Produktivere Fokuszeit mit neuen Google-Kalender-Einstellungen

Um dich weniger von eingehenden Nachrichten ablenken zu lassen, kannst du jetzt alle Chat-Benachrichtigungen während deiner Fokuszeit unter der Einstellung "Nicht stören" direkt stummschalten.

10. Mehr Flexibilität bei den Arbeitsorten in Google Kalender

Von 9 bis 13 Uhr im Büro? Von 14 bis 16 Uhr zu Hause? Sage anderen, wo du bist. Das geht in Google Kalender jetzt noch genauer, da Google die Standortfunktion verbessert hat. Jetzt kannst du angeben, von wo aus du zu bestimmten Zeiten des Tages arbeitest.

11. Einführung der Mitgliedersuche und der Option, bis zu 50.000 Mitglieder zu Bereichen in Google Chat hinzuzufügen

Um die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Teams jeder Größe zu fördern, erhöht Google die User-Anzahl, die du einem Bereich in Google Chat hinzufügen kannst – nämlich von 8.000 auf 50.000.

12. Google Sheets ist jetzt mit Serienmail in Gmail integriert

Schon letztes Jahr sorgte Google dafür, dass es leichter wird, individualisierte E-Mails an viele Empfänger*innen mit Serienmail-Tags – also personalisierten Platzhaltern – wie @Vorname oder @Nachname zu versenden. Jetzt unterstützt die Serienmail auch Google Sheets in der Webversion von Gmail. Du kannst ein Sheet mit bis zu 1.500 Empfänger*innen verknüpfen und jede beliebige Datenspalte aus deinem Sheet als Serienmail-Tag verwenden.

Bleibe über Google-Workspace-Updates auf dem Laufenden

Das waren eine Menge Updates! Waren ein paar dabei, die dir künftig deine Arbeit erleichtern und die du nun unbedingt ausprobieren möchtest? Falls du noch Fragen zur einen oder anderen Funktion hast, kannst du dir auch unser YouTube-Video anschauen, in dem unsere Kolleg*innen aus dem Google-Team noch detaillierter auf die Workspace-Updates eingehen:

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