Modernes Intranet – auf diese 6 Elemente kommt es an (Intranet-Guide 2023)

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Stelle dir vor, du benötigst dringend Informationen zu einem bestimmten Thema, um an deinem Projekt weiterarbeiten zu können. Wo in deinem Unternehmen suchst du nach diesen Informationen? Wer weiß in der Regel darüber Bescheid, was aktuell läuft (mal abgesehen vom Flurfunk)?

Klar ist: Sowohl der vierteljährliche E-Mail-Newsletter als auch der – nur auf bestimmte Mitglieder beschränkte – Chat scheiden aus. Doch vielleicht ein*e Kolleg*in aus dem Personalbüro?

Und sollte sich die Generation Z nun “What?” fragen und nicht wissen, was um alles in der Welt ein Büro sein soll (Wir machen natürlich nur Spaß! ), wird es Zeit, unser Rätsel aufzulösen: Deine Single Source of Truth (SSOT) sollte das Intranet deines Unternehmens sein. Damit es dieser Aufgabe gewachsen ist, erklären wir dir in diesem Artikel, welche Elemente ein leistungsstarkes und effektives modernes Intranet ausmachen.

Einfach ausgedrückt: Was ist ein Intranet?

Zunächst einmal sollten wir uns vergegenwärtigen, worüber wir hier sprechen: Im Großen und Ganzen ist ein Intranet ein internes Computernetzwerk eines Unternehmens oder einer Organisation, das in der Regel nicht für Außenstehende zugänglich ist. Hier können verschiedenste Informationen kommuniziert und gemeinsam genutzt werden, was auch die Zusammenarbeit fördert.

So weit, so einfach. Zumindest scheinbar. Denn wenn du bedenkst, welche Anforderungen ein effektives Intranet darüber hinaus erfüllen muss, verkompliziert sich das simple Tool zur Dateifreigabe, Kommunikation und zum Wissensaustausch um ein Vielfaches. Schließlich müssen es auch die Organisation und vor allem die Mitarbeiter*innen aktiv nutzen. Dazu sollte es leistungsfähig, einfach in der Benutzung und am besten auch mobil verfügbar sein.

6 Faktoren vereint: Der richtige Mix für dein modernes Intranet

Welche Funktionen muss dein Intranet bieten, damit es deine User akzeptieren, aktiv nutzen und auch als zentrale Informationsquelle ansehen? Nachfolgend haben wir dir sechs Elemente zusammengestellt, die die Erfolgsaussichten deines Intranets nach unserer Erfahrung maximieren:

Produktivität

Personalisierung

Skalierbarkeit

Anbindung externer Apps

Teamwork

Einfachheit

Was es mit jedem dieser "Must-haves" auf sich hat, schauen wir uns in den nächsten Abschnitten genauer an. Dabei gehen wir nicht nur auf Intranets im Allgemeinen ein, sondern werfen auch einen Blick darauf, wie das jeweilige Intranet-Element in der Linchpin Intranet Suite umgesetzt wird.

Intranet-Element #1: Produktivität

Ganz gleich, ob es darum geht, Quartal für Quartal eine bestimmte Anzahl an Features zu entwickeln, den Umsatz verglichen zum Vorjahr um 15 Prozent zu steigern, die Support-Kosten zu senken oder eine Kombination aus allen drei Aspekten zu erreichen: Jedes Unternehmen möchte, dass seine Mitarbeiter*innen produktiv sind.

Intranets können hierbei auf verschiedene Art und Weise unterstützen, indem…

du sie nach internen Unterlagen und Ressourcen durchsuchen kannst.

sie die zentrale Quelle für neue und aktuelle Informationen sind.

sie eine gewisse Reichweite über Teams, Abteilungen und geografische Standorte hinweg besitzen.

sie auch mobil genutzt werden können.

Du kannst dir ein gut konzipiertes, modernes Intranet als den Knotenpunkt in einem Hub-and-Spoke-System (zu Deutsch: Nabe-und-Speiche-System) vorstellen. Die Nabe ist der virtuelle Kanal bzw. der zentrale Netzwerkknoten, durch den alle Informationen fließen. Er unterstützt das gesamte System und leitet Informationen von einer Speiche zur anderen bzw. von einem Kommunikationsendpunkt zum anderen weiter.

Je größer die Anzahl der Speichen – im Falle einer Organisation die Anzahl der Teams und Abteilungen – desto mehr Informationen, Ressourcen und Dokumentationen sind verfügbar. Das kann die Suche nach den benötigten Informationen und den Austausch zwischen Teams erschweren, wenn das Intranet nicht entsprechend dafür ausgelegt ist.

Dadurch, dass Remote-Work spätestens seit Corona den Einzug in Unternehmen geschafft hat und sich viele Mitarbeitende auch unterwegs mit ihrem Arbeits-Tablet oder -Handy auf dem Laufenden halten wollen, steigt die Komplexität noch mehr. Mit einem leistungsstarken Intranet kann die Produktivität in all diesen Situationen gesteigert werden.

Die auf dem Wiki-Tool Atlassian Confluence basierende Linchpin Intranet Suite übernimmt die Rolle als zentrale Anlaufstelle für sämtliche Neuigkeiten und dokumentiertes Wissen in deinem Unternehmen.

Informationen werden in Bereichen gespeichert, die eine beliebige Anzahl von Intranetseiten und Unterseiten enthalten können. Spaces können für Teams, Abteilungen, Projekte oder sogar Produkte erstellt werden. Dabei ermöglicht Linchpin es dir, die Zugriffsrechte für jeden Bereich separat zu verwalten – und all diese Informationen können dann auf die Besonderheiten der einzelnen Nutzer*innen zugeschnitten werden.

Damit kommen wir zum zweiten Must-have eines modernen Intranets: Personalisierung.

Intranet-Element #2: Personalisierung

Früher wurden Intranets auf Basis der Anmeldedaten und Zugriffsrechte eines Users personalisiert, z. B. hatte die Personalabteilung Zugriff auf X, Y und Z, während deine Marketeers auf A, B und C zugreifen konnten.

Doch ein modernes Intranet berücksichtigt nicht nur die Position oder Rolle des Users innerhalb deines Unternehmens, sondern auch Aspekte wie Sprache, Standort, Interessen und andere Merkmale, die spezifisch für den Nutzer oder die Nutzerin sind. Um es anders auszudrücken: Das moderne Intranet sollte das Nutzungserlebnis für jede Person individuell gestalten.

Linchpin bietet dir – basierend auf den Einstellungen im jeweiligen User-Profil – ein personalisiertes Intranet-Erlebnis, indem es dich mit der passenden Navigation, einer persönlichen Startseite und maßgeschneiderten Nachrichten versorgt.

Intranet-Element #3: Skalierbarkeit

Du kannst dein Intranet als eine Investition in die Zukunft verstehen. Und daher sollte es in der Lage sein, problemlos mit deiner Organisation mitzuwachsen und ausreichend Platz bieten, um Dokumente und Dateien auszutauschen. Ein zukunftssicheres Intranet ist nicht nur für die Mitarbeitenden von heute oder für einen Standort gut aufgestellt, sondern auch für die Mitarbeitenden von morgen und für viele weitere Standorte – geografisch über mehrere Länder und Sprachen verteilt.

In der Linchpin Intranet Suite ist die Skalierbarkeit garantiert, da sie auf Atlassian Confluence basiert und Atlassian die funktionale Skalierbarkeit direkt in seine Plattform integriert hat. Du brauchst dich also um nichts kümmern.

Intranet-Element #4: Anbindung externer Apps

Dein Intranet muss eine anspruchsvolle Rolle übernehmen – nämlich die des wichtigsten Kollaborations- und Kommunikationstools deines Unternehmens. Dadurch, dass jedes Team anders zusammenarbeitet und daher auch unterschiedliche Anforderungen an die Tool-Landschaft stellt, ist es enorm wichtig, dass andere Tools von Drittanbietern so nahtlos wie möglich in dein Intranet integriert werden können.

Auch hier passt das bereits erwähnte Hub-and-Spoke-Modell: Ein wirklich gutes Intranet fungiert nicht nur als Bindeglied zwischen den Teams innerhalb einer Organisation, sondern kann auch zahlreiche Anwendungen integrieren. Linchpin lässt sich mit unterschiedlichster Software verknüpfen, z. B. Jira, MS Teams oder Skype.

Wie genau können deine User in Linchpin auf andere Apps zugreifen, die sie für ihre tägliche Arbeit benötigen? Das funktioniert über das sogenannte Launchpad, die zentrale Anlaufstelle für die Tools eines Unternehmens. Die Nutzer*innen können einzelne Apps als Favoriten markieren, sich intensiver über die Apps informieren und neue Apps vorschlagen, die dann – nach entsprechender Genehmigung – von den Admins in das Launchpad aufgenommen werden.

Intranet-Element #5: Teamwork

Die wahre Stärke eines erfolgreichen Intranets lässt sich in drei Worten zusammenfassen: Kommunikation, Zusammenarbeit und Kreativität. Das Intranet von heute muss das soziale Miteinander am Arbeitsplatz – sowohl vor Ort als auch remote – nicht nur ermöglichen, sondern vielmehr fördern. Dazu gehört, dass die User auf einfache Weise Nachrichten, Veranstaltungen und Blogartikel im gesamten Unternehmen erstellen und weitergeben können. Und um immer den richtigen Ansprechpartner oder die richtige Ansprechpartnerin zu finden, sollte jede Person ihr eigenes detailliertes und kreatives Profil besitzen.

Indem deine Mitarbeiter*innen zahlreiche Möglichkeit bekommen, um so viele persönliche Informationen preiszugeben, wie sie mit ihren Kolleg*innen teilen möchten, können Arbeitsgruppen zu echten Teams werden, denn: Wenn sie sich auf einer persönlichen Ebene kennenlernen, kann das die Beziehungen am Arbeitsplatz verbessern, den Zusammenhalt fördern und eine echte Kameradschaft aufbauen.

Doch wie kannst du nun mit Hilfe von Linchpin das Wir-Gefühl in deinem Unternehmen stärken? Hierzu tragen unterschiedliche Funktionen bei – allen voran die Events. Du und deine User können zu jeglichen Anlässen Veranstaltungen erstellen, z. B. vierteljährliche Treffen, Yogakurse, Software-Schulungen, Brainstorming-Sitzungen… Dabei könnt ihr in Echtzeit eure gemeinsamen Notizen in Confluence festhalten oder neue Tasks in Jira erstellen und euch gegenseitig zuweisen. Nach dem Event könnt ihr eure Ergebnisse als News teilen und andere Kolleg*innen können ihre Gedanken dazu kommentieren.

Intranet-Element #6: Einfachheit

Dieser Abschnitt ist, wie es sich gehört, einfach gehalten. Deshalb haben wir ihn auch für den Schluss aufgehoben.

Im Laufe dieses Artikels haben wir immer wieder betont, dass ein Intranet die zentrale Kooperations- und Kommunikationsplattform eines Unternehmens sein sollte. Hier kommt die Unternehmenskultur zum Ausdruck, hier erfahren die Mitarbeiter*innen, was es Neues gibt. Dein Intranet sollte schnell, skalierbar und einfach zu bedienen sein – und auf die Nutzer*innen und ihre individuellen Bedürfnisse zugeschnitten.

Die User-Profile von Linchpin bieten dir und deinen Mitarbeitenden Informationen, die du in einem herkömmlichen Intranet wohl nie finden würdest. Sie bilden die Grundlage für die Personalisierung deines Intranets und von Funktionen wie individuelle Kontaktlisten und Organigramme. Linchpin ist nicht nur eine Plattform für effektives Wissensmanagement, sondern auch ein Werkzeug für transparente, schnelle Kommunikation und Zusammenarbeit. Mit den integrierten Community-Funktionen kannst du einfach und bequem Ideen austauschen, Fragen stellen und aktuelle Themen diskutieren.

Ob es schwierig ist, den Umgang mit Linchpin zu erlernen? Ganz und gar nicht, da du mit vielen Funktionen bereits vertraut bist, wenn du bekannte Social-Media-Plattformen nutzt.

Lass dich kostenfrei von Intranet-Profis beraten!

Nun hast du einen guten Überblick darüber, welche Elemente ein modernes und leistungsfähiges Intranet ausmachen, das deine User auch gerne nutzen und das sie in ihrem Arbeitsalltag unterstützt. Wenn du dich fragst, wie du es darüber hinaus schaffst, dein Intranet erfolgreich in deinem Unternehmen einzuführen, findest du in diesem Blogartikel über die sieben Schritte zur gelungenen Intranet-Einführung hilfreiche Tipps.

Schon gewusst? Neben der Linchpin Intranet Suite für On-Premises haben wir auch eine Intranetlösung für die Cloud: Mantra, ein modernes All-in-One-Intranet, das vollständig in Confluence Cloud integriert ist.

Hast du noch Fragen? Wir bei Seibert Media verfügen über jahrelange Erfahrung in der Entwicklung, Einführung und effektiven Nutzung unserer Intranets – und wir lassen dich gerne an unserem Fachwissen teilhaben! Klicke dir einfach einen Termin für ein Beratungsgespräch und wir schauen gemeinsam, welches Intranet zu dir passt.

Weiterführende Infos

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